Projecten

Pijler 6 - contractmanagement

Voor: opdrachtgever en opdrachtnemer

Als het contract gesloten is, komt het er echt op aan: de samenwerking gaat van start. Beide partijen moeten doen wat ze hebben beloofd. Met name de opdrachtgever moet zekerheid krijgen dat de opdrachtnemer dat inderdaad ook doet. Niet uit wantrouwen, maar om zich intern te kunnen verantwoorden dat het geld goed (doelmatig en rechtmatig) besteed wordt. Tegelijkertijd zal blijken dat er wijzigingen in het contract moeten worden overeengekomen, omdat geen enkel contract perfect is en alle toekomstige ontwikkelingen en onvoorziene zaken goed kan regelen.

Hieronder volgen enkele belangrijke aanbevelingen in dit verband.

Help elkaar

Laat de opdrachtgever, waar dit zinvol is, meedenken met de opdrachtnemer. Bijvoorbeeld in de ontwerpfase. Hierdoor kan hij (impliciete) kennis en informatie overdragen, waar de opdrachtnemer zijn voordeel mee kan doen. Let hierbij op dat je niet op de stoel van de ander gaat zitten. Probeer problemen juist gezamenlijk te voorkomen en op te lossen. Door risicosessies bijvoorbeeld samen te doen, krijg je inzicht in het totaalpakket aan beheersmaatregelen. En kun je de ander helpen met het beheersen van 'zijn' risico's. Ook helpt dit om, bij het optreden van een risico, doen wat het beste is voor het project. Maak in dat geval direct procesafspraken zodat het werk zoveel mogelijk door kan gaan; de discussie over de financiële consequenties kun je in zo'n geval beter later apart voeren.

Ga reëel om met wijzigingen

Geen enkel contract is perfect. Het is dus te verwachten dat er omissies of tegenstrijdigheden in zitten. Of op z’n minst zaken die op meerdere manieren uit te leggen zijn. Gebeurd dit? Wees dan reëel en accepteer waar nodig ook je verlies. Verplaats je in elkaar: begrijp je de interpretatie van de ander? En spreek dit begrip uit. Reageer verder snel en feitelijk, en schuif discussies niet voor je uit. Probeer niet koste wat kost vast te houden aan een mijlpaal als deze niet meer haalbaar is, maar zoek samen naar nieuwe en passende afspraken.

Mocht de discussie door zijn omvang en complexiteit wel zijn vastgelopen, dan kan een externe partij als APPM helpen de situatie op te lossen. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan bij de herinrichting van de N241, en de reconstructie N236/Vechtbrug: een geschiladvies hielp daar om de draad in gezamenlijkheid op te pakken.

(de-)Escaleer tijdig

Wanneer je een geschil hebt: laat niet eerst de standpunten verharden en de frustratie toenemen. Escaleer deze tijdig. Zorg dat je bij aanvang van het project overeenstemming hebt over de wijze waarop en naar wie je escaleert. Laat dit in ieder geval personen zijn die niet betrokken zijn bij de dagelijkse gang van zaken van het project. En personen die de vaardig- en mogelijkheden om dit effectief te kunnen doen. Vergeet ook de de-escalatie niet: geef aandacht aan het normaliseren van de situatie wanneer zaken zijn opgelost.

Ga samen naar buiten

Zorg dat je gesteld staat voor een kritische omgeving. Mensen die last hebben van een project, roepen vaak het luidst. Trek hierbij samen op, en wees open, duidelijk, consistent en consequent. Het is logisch dat omgeving zorgen heeft: erken deze en bekijk met open vizier of deze terecht zijn. Ga op zoek naar passende oplossingen voor deze zorgen. Soms kun je met een kleine aanpassing of gebaar al veel betekenen.