Projecten

Pijler 4 - contracten

Voor: opdrachtgever

Het contract is maar beperkt van invloed op het succes. Toch moet deze aansluiten bij de samenwerking die je voor ogen hebt. Enerzijds omdat het contract het eerste is wat de opdrachtnemer te zien krijgt van de beoogde manier van samenwerking. Anderzijds is het contract hét document waar de manier van samenwerken in staat vastgelegd. Congruentie tussen hetgeen je beoogt en wat in het contract staat, is essentieel voor geloofwaardigheid en daarmee vertrouwen. In algemene zin geldt: vraag niet het onmogelijke. Ambitieus, maar haalbaar, is beter.

Met de APPM Contract Review (ACR) toetsen we het geheel aan contractdocumenten, vlak voor de start van de aanbesteding. Daarin kijken we nadrukkelijk naar de congruentie van de samenwerkingsfilosofie met de inhoud van de contractdocumenten.

Hieronder volgen enkele belangrijke aanbevelingen in dit verband. Deze zijn gezien het onderwerp met name gericht aan de opdrachtgever.

Kies een passende contractvorm

Het is belangrijk om een contractvorm te gebruiken die past bij de opgave. Baseer je op een model (bijv. RAW, UAV-GC) dat in de marktbekend is en wees terughoudend in het afwijken ervan. Voor het bepalen van de passende contractvorm hebben wij de Contract Keuze Methodiek. Deze is al bij vele projecten en opdrachtgevers toegepast.

Bepaal je kaders en ruimte

Doe dit risico-gestuurd en houd daarbij rekening met de ervaring die de markt heeft. Zorg dat je de ontwerpvrijheid van de opdrachtnemer niet onnodig beperkt en vertel hem niet hoe hij zijn werk moet doen. Als je wel een eis stelt, wees dan zo concreet en specifiek mogelijk. Daarnaast is het goed om het aantal proceseisen te beperken. Dit doe je door gezamenlijk een werkwijze te ontwikkelen die in de behoeften van beide partijen voorziet. Als er nieuwe elementen in je contract zitten, geef dan ruimte om kennis op te doen: eerst een transitiefase of een inspanningsfase en pas daarna de resultaatverplichtingen.

Schrijf voor waar het moet, geef ruimte waar het kan.

Zorg voor een goede voorbereiding

Knelpunten dien je zoveel mogelijk aan de voorkant wegnemen. Laat ze alleen aan de opdrachtnemer over als hij ze beter kan oplossen. Ook onzekerheden neem je het beste zoveel mogelijk weg. Zorg ervoor dat je ver genoeg bent met de conditionering (grondverwerving, kabels en leidingen, etc.). En dat je voldoende onderzoek hebt gedaan (geotechnische en milieukundige bodemkwaliteit, flora en fauna, archeologie, explosieven, etc.). Als onderdeel van de APPM Projecten Keuring (APK) bepalen we of je ver genoeg bent met je voorbereiding. Zorg er tot slot voor dat je contract haalbaar is. Dat wil zeggen: te realiseren binnen de mijlpalen die je stelt.

Organiseer een passende risicoverdeling

Het is belangrijk om open te zijn over de risico’s. Wijs deze vervolgens toe aan de partij die het beste in staat is om ze te beheersen (voor zover er binnen de contractvorm nog een nadere of aangepaste risicoverdeling nodig is). Als er veel risico’s zijn die partijen het beste samen kunnen beheersen, kun je overwegen dit ook gezamenlijk te doen en hiervoor een gedeeld budget in te stellen. Uit dit budget kunnen de beheersmaatregelen en/of de gevolgen worden betaald. Limiteer de risico’s die bij de opdrachtnemer liggen, zodat ze voor hen te dragen zijn.