De provincies Flevoland en Overijssel stonden in 2016 samen voor de grote opgave om de N307 Roggebot-Kampen aan te pakken. Twee waterschappen en Rijkswaterstaat waren daar ook bij betrokken, die laatste omdat het onderdeel was van het verwijderen van de Roggebotsluis als sluitstuk van het IJsseldelta programma. Het project kende daarnaast raakvlakken met twee andere grotere projecten. Kortom, een complexe infrastructurele opgave waarvoor de beide opdrachtgevers met een Design & Construct-overeenkomst (UAV-gc) de samenwerking met een aannemer wilden aangaan. Wendy van Schaik vervulde voor dit project in 2018 en 2019 de rol van contractmanager en heeft de contract- en aanbestedingsstrategie ontwikkeld en voorbereid.
Voor het contract op de markt zou worden gezet nodigde de provincie Flevoland APPM uit om als onafhankelijke derde partij met een blik van buiten op de concept contract- en aanbestedingsstukken te reflecteren. Met als doel om te bezien of de stukken goed genoeg waren om op de markt te zetten: was men er klaar voor? Wat waren de risico’s? Flevoland had eerder ervaring opgedaan met de APPM Contract Review (ACR) voor het programma Groot Onderhoud Bruggen en Sluizen. Roy van Zanten, Fred Snoek, Emiel Stal en Jon Bellis voerden de review voor de N307 uit. APPM voert vaker contractreviews uit, onder meer voor het alliantiecontract voor de renovatie Piet Heijntunnel (gemeente Amsterdam) en het UAV-gc contract voor de N23 Westfrisiaweg (Provincie Noord-Holland).
De ACR gaat in op alle facetten van de aanbestedingsstukken en de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Om vast te stellen of uit de stukken consistentie en transparantie blijkt van de doelen en beoogde resultaten van de opdrachtgever. En kan van een opdrachtnemer op grond van deze stukken verwacht worden dat hij het werk met de vereiste kwaliteit binnen de gestelde tijd en het beschikbare budget realiseert? Dan gaat het om zaken als helderheid over ontwerpverantwoordelijkheid, duidelijkheid over de (aangevraagde) vergunningen, planning en risico’s en consistentie tussen gunningscriteria en het contract zelf. Een van de onderliggende vragen is of de opdrachtgever niet onterecht en onbedoeld risico’s neerlegt bij de markt, die de opdrachtnemer zelf niet kan beïnvloeden/beheersen.
Voor de review op de concept overeenkomst voor de N307 zijn we verder gegaan dan de stukken alleen. Tijdens gesprekken en sessies met het verantwoordelijke IPM-team verifieerden we beoogde samenwerking met de opdrachtnemer en de beoogde resultaten met de gestelde eisen in de overeenkomst. En gaven we onze reflectie op wat wij hierover lazen in de contractstukken. Hiermee integreerden we de verschillende visies van de IPM-teamleden tot een gezamenlijk beeld en konden we adviseren hoe ook contractdocumenten hierop te laten aansluiten.
De uitkomsten van de contractreview hielpen het IPM-team van de opdrachtgever om verbeterpunten te zien. Door de blik van buiten konden wij aanbevelingen doen die je vaak als team zelf niet ziet als je druk bezig bent de stukken voor elkaar te krijgen. Aanbevelingen gingen onder meer over het alloceren en beheersen van risico’s, het aansluiten van disciplines op elkaar en op consistentie tussen en binnen de verschillende stukken. Klopt wat je hier zegt ook met wat je elders beweert? Door onze adviezen zijn de uiteindelijke stukken naar tevredenheid van de opdrachtgever aangepast.
Het tijdig doen van ’een APPM Contract Review (ACR) helpt om een project beter van start te laten gaan en daarmee de kans op succesvol resultaat te vergroten. Een ACR kan flexibel, naar behoefte van de opdrachtgever, ingezet worden op het geheel van de contractvoorbereiding of op onderdelen ervan en met een samen te bepalen diepgang.
