Wat als alle werkzaamheden rondom een project zijn uitgevoerd, maar opdrachtgever en opdrachtnemer vervolgens niet uit de financiële en contractuele afhandeling komen? Dan kan je elkaar met brieven bestoken en voor de rechter dagen, of – zoals provincie Noord-Holland en Boskalis onlangs deden – onafhankelijk geschiladvies vragen aan APPM. Die keuze pakte goed uit, met voor beide partijen een werkbare uitkomst. Hoe is dat gelukt?

‍

Strikt genomen draaiden de meningsverschillen om twee projecten: de herinrichting van de N241 en de reconstructiewerkzaamheden aan de N236 en Vechtbrug. Adviseur Jeroen van der Hoeven van APPM vertelt: “Bij dit type projecten heb je vaak te maken met het verleggen van kabels en leidingen en het verwerven van gronden. Daaraan kleven risico’s, bijvoorbeeld voor de planning en de kosten. En al hebben partijen de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden op papier ingekaderd, in de praktijk blijkt er regelmatig toch een grijs gebied te zijn waarover interpretatieverschillen bestaan. Ook in dit geval lag hier de bron van de discussies.”

‍

Van geschil tot advies in zes stappen

In plaats van de zaak juridisch uit te vechten vroegen provincie Noord-Holland en Boskalis advies aan APPM als goede relatie en expert op het gebied van aanbestedings- en contractvraagstukken. Een team APPMers onder aanvoering van Jeroen van der Hoeven en Cris Nielen pakte de handschoen op. Daarvoor doorliepen ze zes logische stappen:

‍

1. afspraken maken met beide partijen: hoe pakken we dit aan en wat verwachten we van elkaar?;

2. dossiers – in dit geval veel gigabytes – opvragen en doornemen;

3. werksessies houden met de projectteams van de provincie en Boskalis;

4. analyse en beoordeling van de verzamelde input en argumentatie;

5. opleveren van een advies in een adviesrapportage met aanbevelingen;

6. en ter afronding: het formuleren van de geleerde lessen.

‍

“Als je gezamenlijk een derde partij kiest waar je het volste vertrouwen in hebt moet je eruit kunnen komen. Dat het gelukt is komt mede door de gekozen marsroute van APPM. Deze was constructief, objectief en transparant!” - Sjoerd van Houten, provincie Noord-Holland

‍

Gedeeld beeld

Wat de aanpak van APPM bijzonder en succesvol maakte, was vooral de invulling van de werksessies. “Daarin gingen we om de tafel met beide partijen”, vertelt Nielen. “Met als doel de tijdlijn van relevante gebeurtenissen – mijlpalen, interventies, correspondentie – te reconstrueren. Dit hielp ons het kaf van het koren te scheiden en zicht te krijgen op punten waarin we ons verder moesten verdiepen. Maar belangrijker: het zorgde voor een gedeeld beeld tussen de projectteams van waar ons advies over zou moeten gaan.” Van der Hoeven vult aan: “Door direct helder te maken wat we gingen doen en hoe we met elkaar om wilden gaan, slaagden we erin een veilige omgeving te creëren waarin iedereen open kan praten en waarin emoties niet te hoog oplopen. Hier ging het om de feiten.” Nielen: “Die aanpak was zo effectief dat ogenschijnlijk onwrikbare standpunten toch bespreekbaar werden.”

‍

“APPM kost een paar centen, maar dan heb je ook wat.” - Sjoerd van der Bij, Boskalis

‍

Basis voor vervolgprojecten

In de analyse en advisering koos APPM voor een vaste structuur in drie delen: rechtmatigheid, toerekenbaarheid en omvang van een claim. “Ook die opbouw bevorderde de acceptatie van ons advies”, zegt Nielen. “Daarmee voorkwamen we dat de discussie te snel over de financiële omvang van de claim ging, zonder eerst vast te stellen of de claim wel gegrond was. Zo zijn we uitgekomen op een advies waar alle partijen mee kunnen leven - tegen veel lagere kosten en met een veel kortere doorlooptijd dan wanneer je zo’n zaak laat voorkomen. En bovendien op zo’n manier dat er tussen de partijen weer een gezonde basis is voor eventuele vervolgprojecten.”

‍

Slim Samenwerken met Piramide

Worden binnen uw project cruciale knopen niet doorgehakt? Verlopen escalaties moeizaam? Heeft u behoefte aan verbeterde sturing op uw project? Binnen onze methodiek Slim Samenwerken staat Piramide voor een adequate rolverdeling en optimaal functioneren van projectteam, projectstuurgroep en directies. Het stuurt op realisatie van de overeengekomen projectdoelen (kwaliteit, voortgang en financiën), bewaakt de kwaliteit van de samenwerking, voorziet in besluitvorming in geval van een escalatie en informeert de bovenliggende directies over de voortgang. Piramide vertaalt het grotere projectbelang in doordachte procesvoorstellen en erkent en geleidt emoties zonder deze de inhoud te laten overstijgen.

‍