Het project Westelijke ontsluiting in Amersfoort is in 2017 een nieuwe fase ingegaan. Het ingenieursbureau is gecontracteerd en de voorbereidingsfase is in volle gang. Het is tijd om in de nieuwe constellatie van gemeente Amersfoort, Prorail en Arcadis een PSU te houden. Het idee is om in de PSU de gemaakte contractafspraken verder invulling te geven, en dan met name op het gebied van de onderlinge samenwerking. Het contract dat er ligt tussen de partijen geeft invulling aan:
• Professionele afspraken; wat verwachten we inhoudelijk van elkaar?
• Procedurele afspraken; hoe organiseren we het project in deze fase?
De samenwerkingsafspraken zijn nog minder ver ingevuld. Dat kan ook niet, die samenwerkingsafspraken kunnen pas gemaakt worden als het ingenieursbureau gecontracteerd is. De partijen staan voor:
• Psychologisch contract opstellen: samenwerkingsafspraken maken met betrekking tot lastige situaties en elkaar beter leren kennen om samen te bouwen aan vertrouwen.

Wat is een psychologisch contract?
De benaming van het een psychologisch contract is lang niet in alle projecten hetzelfde. Zo kan het bijvoorbeeld ook manifest, samenwerkingsovereenkomst of werkafspraken genoemd worden. Wat in alle vormen overeenkomt, is dat partijen aan de voorkant een set van afspraken maken die in gezamenlijkheid zijn vastgesteld.

Waarom zou je een psychologisch contract willen?
Een psychologisch contract zorgt ervoor dat er aan de voorkant al een gezamenlijk beeld is van de manier van samenwerken. Waar heeft de opdrachtgever of de opdrachtnemer behoefte aan? Hoe wordt er gewerkt binnen de opdrachtgever en opdrachtnemer? Hoe zouden beide partijen elkaar het liefst op de hoogte houden? In elk project zijn er momenten waarop er discussie ontstaat over de inhoud. Dit kan op sommige momenten hoog oplopen zeker als de belangen groter worden. Het is belangrijk om dan met elkaar in gesprek te gaan en te blijven. Een psychologisch contract helpt hierin en vergroot de kans dat je met elkaar in gesprek blijft. Wanneer dit niet gebeurt, kan je elkaar daar ook op aanspreken.

In bovenstaand plaatje is te zien wat we bedoelen: op inhouds- en procedure niveau zijn vaak goede afspraken opgesteld. Op procesniveau, te weten:
• de samenwerking;
• de verwachtingen aan elkaar;
• de omgang met belangen;
• de omgang met emoties en conflicten;
zijn vaak nog geen afspraken gemaakt.

Door dat wel te doen, verklein je de kans dat je ‘onder de waterlijn’ terecht komt. Want dan belandt je als project in roddelen, politiek, conflicten en geheimen.

De aanpak
De gehanteerde aanpak bestond uit twee hoofdonderwerpen:
1. het verkennen van mogelijke lastige situaties;
2. elkaar leren kennen in elkaars sterke en zwakke punten;

Het team van drie partijen heeft veel ervaring; we hebben de individuele ervaring van de teamleden opgeteld en kwamen uit rond de 250 jaar ervaring. Alle reden dus om die ervaring te benutten. Het team stelde op basis van die ervaring de belangrijkste lastige situaties op waarvan zij verwachten dat deze kunnen optreden in dit project. Een voorbeeld betreft het omgaan met VTW’s.

Deze lastige situaties zijn gebruikt om de volgende vragen te beantwoorden:
-wat is belangrijk voor jou/jullie in deze situatie?
-wat heb je van de ander nodig in deze situatie?
-wat verwacht je van elkaar/de ander in deze situatie?
-hoe wil je omgaan met verschillen?
-welke regels voor de samenwerking kun je uit deze casus halen?
Door dit te doen zijn de samenwerkingsregels opgesteld; de basis voor het psychologisch contract.

Om te bouwen aan het onderling vertrouwen is het natuurlijk ook van belang om elkaar te leren kennen. Het team heeft ieders sterke punten en zwakke punten in openheid besproken. Hiervoor is gebruik gemaakt van de strenghtsfinder (een test over je sterke punten) en de vier domeinen van leiderschap. Door het op deze manier persoonlijk te maken, gaf het team direct ook een eerste invulling aan het psychologisch contract. Jezelf open en kwetsbaar opstellen helpt immers bij het vormgeven van de relatie en daarmee aan het bouwen aan vertrouwen.

De rol van APPM
Als APPM begeleider is onze rol om ervoor te zorgen dat:
• het veilig is om zaken goed te bespreken;
• iedereen zich gehoord voelt, en de ruimte krijgt om te zeggen wat belangrijk is;
• de groep de spannende zaken niet uit de weg gaat, maar juist aangegaat;
• er voldoende aandacht is voor het inhoudelijk niveau, én het relationeel/betrekkingsniveau zoals de onderlinge samenwerking;
• de groep ook resultaat boekt;

Martijn Frijters
frijters@appm.nl
+31 (0) 6 28 12 30 50