Foto: Michel Campfens

Gemeente Haarlem is één van de koplopers in gemeenteland met het vorm geven aan ‘werken in regie’. Bij dagelijks beheer en onderhoud van de openbare ruimte is inmiddels een jaar gewerkt met standaard werkprocessen en vaste contractpartners. Begin 2017 zijn de grotere civiele projecten aan de beurt en nog weer later de gebiedsontwikkelingen. De ervaringen zijn positief, maar niet alles liep direct goed. Er is daarom veel geïnvesteerd in het op lerende wijze verder ontwikkelen van het werken in regie voor zowel de ambtelijke organisatie als de vaste contractpartners. Diverse APPM’ers, waaronder Kim Beckers, ondersteunen de gemeente bij de uitwerking van het ‘werken in regie’.

Inmiddels heeft Haarlem met elf grote partijen contracten afgesloten voor het segment ‘dagelijks beheer en onderhoud’. Een jaarcyclus rond is er ervaring mee opgedaan. Volgens implementatieadviseur ‘werken in regie’, Floris Vosse, ontstaat er routine en geeft dat ontspannenheid. “Het is vooral duidelijk geworden dat je het eindresultaat en de doelstelling helder moet formuleren en voor ogen moet hebben. Als je dat niet doet, wordt het zowel voor de marktpartijen als voor de gemeente lastig.” Het ambtenarenapparaat in Haarlem is inmiddels aardig verkleind. Toezichthouders en directievoerders zijn er niet meer. Uitvoering vindt meer en meer plaats door marktpartijen vanuit de gedachte dat daar veel meer kennis en innovatiekracht zit. De gemeente blijft wel verantwoordelijk en het gezicht naar de stad. Dat doet ze in een ‘regierol’, op een (pro-)actieve manier. Belangrijkste les tot nu toe voor Daniëlle de Boo, afdelingsmanager Gebiedsontwikkeling en Beheer, is de communicatie met de stad. “Goede communicatie vergt veel van onze eigen mensen én van de markpartijen. De eindverantwoordelijkheid blijft altijd bij de gemeente.”

Groeien in rol die past
Het werken in regie ontmoette vanuit de politiek ook scepsis. Floris: “Het is ingewikkeld. We zijn volop aan het veranderen. Die nieuwe manier van werken vraagt ook heel wat van de ambtelijke organisatie en de contractpartijen. Langzaam aan groeien beide partijen in de rol die past bij werken in regie. Vanuit de gemeente ziet men dat regie voeren echt een actieve rol is. Daarnaast is het voor contractpartijen in een stedelijke en politieke omgeving soms lastig opereren. Daniëlle: “Marktpartijen hebben minder ervaring in politieke sensitiviteit. In de communicatie met omwonenden is wel eens wat fout gegaan en daarom houden we die communicatie nu meer in eigen hand en sturen we hier sterk op.”

Het werkveld
De grootste uitdaging voor de komende tijd zit in het vormgeven van ‘werken in regie’ bij civiele projecten (groot onderhoud) vanaf begin 2017. Floris: “Vooral op procesgebied liggen er nu geen eenduidige eisen. Kim: “Wij helpen de gemeente bij het uitwerken van regie in een eenduidige werkwijze. Vervolgens wordt het deel dat de markt (ingenieursbureaus en aannemers) voor haar rekening moet nemen, aanbesteedt in raam-overeenkomsten. Deze contracten moeten begin 2017 in werking zijn. Vanaf dit moment zijn er vaste partners die er samen met de gemeente voor kunnen zorgen dat de projecten sneller en beter worden gerealiseerd. Op de vraag of marktpartijen niet gek worden van bij elke gemeente weer een ander protocol, zegt APPM’ster Kim Beckers stellig: “Nee hoor, marktpartijen willen vooral duidelijkheid.”
Nog later wil Haarlem ook bij gebiedsontwikkelingen ‘werken in regie’ doorvoeren, maar als extra complicatie geldt daar dat de gemeente niet altijd opdrachtgever is, omdat ze niet de grond in bezit heeft. Een voorbeeld is de nieuwe bestemming van De Koepel, een monumentaal groot pand aan de rand van het centrum in Haarlem in handen van het Rijksvastgoedbedrijf. Tot voor kort waren hier gevangenen gehuisvest en het gesprek in de stad over een nieuwe bestemming is al druk gaande.

Actueel en innovatief
Als één van de gebleken voordelen van ‘werken in regie’ ziet Daniëlle dat de markt meer actuele kennis in huis heeft en innovatiever kan zijn. Zij hoopt dat het op termijn ook gaat leiden tot een snellere doorloop van onderhoud- en beheeractiviteiten. Floris: “We leren op een professionele manier samen te werken met oog voor elkaars belangen, waardoor ieder kan doen waar hij goed in is.